Sistem Penjaminan Mutu di UMS memiliki struktur dari Universitas hingga Program Studi. Maka dari itu, koordinasi rutin dalam sistem penjaminan mutu di lingkungan UMS sangat diperlukan agar SPMI dapat berjalan efektif di semua level. Untuk itu, sebagai upaya meningkatkan soliditas tim penjaminan mutu internal di UMS mulai dari aras program studi, fakultas, hingga universitas, maka pada Senin, 27 Januari 2020, LJM mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh personil Gugus Penjaminan Mutu (GJM) di UMS.

Rapat yang dimulai dari pukul 13.00 sampai 15.00 WIB mengagendakan 5 pokok pembahasan, yakni:

1. Penyegaran materi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Audit Mutu Internal (AMI)
2. Pengarahan tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) Gugus Penjaminan Mutu (GJM) baik GJM Prodi maupun GJM Fakultas
3. Laporan Evaluasi PBM (Evalums)
4. Persiapan Audit
5. Diskusi

Poin 1 dan 2 disampaikan oleh Ketua LJM – Hari Prasetyo, Ph.D.
Terkait dengan penyegaran materi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Audit Mutu Internal (AMI), beliau menjelaskan seputar SPMI dan AMI, Instrumen Akreditasi Program Studi (IAPS) 4.0 dan Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi (IAPT) 3.0, serta tantangan UMS dalam menyiapkan re-Akreditasi Perguruan Tinggi tahun 2021. Selanjutnya, beliau juga memberikan arahan terkait tugas pokok dan fungsi Gugus Penjaminan Mutu Prodi dan Fakultas, yang sangat penting peranannya untuk memastikan agar SPMI dapat berjalan efektif di semua level.

Poin 3 dan 4 disampaikan oleh Kabid Audit, Monitoring, dan Evaluasi – Okti Sri Purwanti, S.Kep, Ns, M.Kep.,Ns SP.Kep.MB.
Terkait dengan Laporan Evaluasi PBM, dilaporkan bahwa sampai dengan saat ini masih terdapat prodi yang belum melaporkan evaluasi proses belajar-mengajar. Untuk itu, GJM Prodi dan Fakultas diminta agar segera menindaklanjutinya, dan jika terdapat kendala dalam penggunakan sistem Evalums, dapat berkoordinasi dengan Staff IT LJM. Selanjutnya terkait audit, tiap-tiap GJM diminta untuk menindaklanjuti setiap ruang perbaikan yang ditemukan dari hasil audit di lingkungan masing-masing. Hal ini perlu dilakukan agar SPMI dapat berjalan lebih baik di semua level.

Tidak kalah penting, sesi diskusi juga dimanfaatkan oleh GJM untuk menyampaikan berbagai pertanyaan, kritik dan saran, serta keluh-kesah selama bertugas di lingkungan tugas masing-masing, untuk selanjutnya dapat ditindaklanjuti oleh LJM atau lembaga terkait. Agar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dapat berjalan dengan baik di semua level., koordinasi ini direncanakan akan dilaksanakan 4 kali dalam satu tahun, dengan melibatkan seluruh personil penjaminan mutu di UMS.